IN PROSPETTIVA: I CONTROLLI AZIENDALI E LA PRIVACY

In data 14 marzo 2020, il Governo ed i Sindacati hanno siglato il “Protocollo condiviso di regolazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro” nel quale ha inserito le misure che, le attività autorizzate ad operare in base ai provvedimenti governativi, sono tenute ad adottare pena la sospensione disposta dalla competente Prefettura.

Di seguito alcuni tra gli elementi principali del protocollo:

• PULIZIA E SANIFICAZIONE. L’azienda assicura la pulizia giornaliera e la sanificazione periodica dei locali, degli ambienti, delle postazioni di lavoro e delle aree comuni e di svago.
• LAVARSI LE MANI. È obbligatorio che le persone presenti in azienda adottino tutte le precauzioni igieniche, in particolare per le mani e l’azienda mette a disposizione idonei mezzi detergenti.
• MASCHERINE E GUANTI. Qualora il lavoro imponga una distanza interpersonale minore di un metro e non siano possibili altre soluzioni organizzative è necessario l’uso delle mascherine e di altri dispositivi di protezione (guanti, occhiali, tute, cuffie, camici) conformi.
• MENSE CON ACCESSI CONTINGENTATI. L’accesso agli spazi comuni, comprese le mense aziendali, le aree fumatori e gli spogliatoi è contingentato, con la previsione di una ventilazione continua dei locali, di un tempo ridotto di sosta e con il mantenimento della distanza di sicurezza di 1 metro tra le persone.
• SPOGLIATOI E DISTRIBUTORI. Provvedere alla sanificazione degli spogliatoi e garantire la sanificazione periodica e la pulizia giornaliera, con appositi detergenti, dei locali mensa, delle tastiere dei distributori di bevande e snack.
• AGEVOLAZIONE SMART WORKING. Limitatamente al periodo dell’emergenza coronavirus, le imprese potranno, avendo a riferimento quanto previsto dai Ccnl e favorendo le intese con le rappresentanze sindacali aziendali, disporre la chiusura di tutti i reparti diversi dalla produzione o, comunque, di quelli dei quali è possibile il funzionamento mediante il ricorso allo smart work, o comunque a distanza.
• RIMODULAZIONE DEI SERVIZI PRODUTTIVI E TURNI. Si può procedere ad una rimodulazione dei livelli produttivi. Bisogna assicurare un piano di turnazione dei dipendenti dedicati alla produzione con l’obiettivo di diminuire al massimo i contatti e di creare gruppi autonomi, distinti e riconoscibili.
• AMMORTIZZATORI SOCIALI E FERIE. Utilizzare in via prioritaria gli ammortizzatori sociali. Altrimenti, i periodi di ferie arretrati e non ancora fruiti.
• STOP TRASFERTE. Sospese e annullate tutte le trasferte ed i viaggi di lavoro nazionali e internazionali, così come gli eventi interni e di formazione. Non sono consentite le riunioni in presenza.
• ORARI INGRESSO-USCITA SCAGLIONATI. Si favoriscono orari di ingresso/uscita scaglionati in modo da evitare il più possibile contatti nelle zone comuni (ingressi, spogliatoi, sala mensa).
• CONTROLLI PERSONALE ALL’INGRESSO. Il personale, prima dell’accesso al luogo di lavoro, potrà essere sottoposto al controllo della temperatura corporea (con obbligo di restare a casa nel caso in cui la temperatura superi 37,5°).
• CONTROLLI RELATIVI AI FORNITORI ESTERNI. Individuare procedure di ingresso, transito e uscita, mediante modalità, percorsi e tempistiche predefinite, al fine di ridurre le occasioni di contatto con il personale in forza nei reparti/uffici coinvolti.

Le misure alle quali è necessario prestare particolare attenzione, per i riflessi che esse hanno con i profili legati alla tutela dei dati personali, sono quelle che implicano controlli:

• nei confronti del personale dipendente;
• nei confronti dei terzi.

Per quanto riguarda il personale dipendente, il Protocollo, all’articolo 1, ha disposto che l’azienda deve informare nel modo più efficace possibile tutti i dipendenti dei comportamenti da assumere e delle regole da rispettare. In particolare, le informazioni riguardano l’obbligo di rimanere al proprio domicilio in presenza di febbre (oltre 37.5°) o altri sintomi influenzali.

L’articolo 2 dello stesso protocollo, dispone che il personale, prima dell’accesso al luogo di lavoro può essere sottoposto, da parte del datore di lavoro, al controllo della temperatura corporea ed esonerato dall’attività lavorativa nel caso in cui la temperatura risulti superiore ai 37,5°.

La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente.

Il principio che deve sempre ispirare il trattamento dei dati personali, in forza della vigente disciplina di cui al GDPR (Reg. UE 2016/67) e di cui al Dlgs 101/2018, è in principio di “minimizzazione” per cui i dati devono essere utilizzati sono nella misura strettamente indispensabile alla finalità per cui vengono raccolti.

Ciò posto, ove il datore di lavoro decida di rilevare la temperatura dei dipendenti all’ingresso è opportuno, nel rispetto dei principi in materia di tutela dei dati personali che:

• proceda alla rilevazione della temperatura senza registrare il dato acquisto; è possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso ai locali aziendali;
• fornisca al dipendente l’informativa sul trattamento dei dati personali (magari esponendo, in una bacheca ben visibile nel luogo d’ingresso del personale, il documento che illustra le finalità, la base giuridica, gli strumenti del trattamento dei dati oggetto di trattamento a seguito della rilevazione della temperatura corporea);
• definisca le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati; in particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie (divieto di diffondere le informazioni a terzi e simili);
• adotti misure tali per cui, in caso di isolamento momentaneo dovuto al superamento della soglia di temperatura, al lavoratore sia assicurata la tutela della dignità e della riservatezza.

Sempre l’art. 2 prevede che il datore di lavoro possa precludere l’accesso in azienda a chi, negli ultimi 14 giorni, abbia avuto contatti con soggetti risultati positivi al COVID-19 o provenga da zone a rischio secondo le indicazioni dell’OMS. 

Qualora si richieda il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID-19, si ricorda di prestare attenzione alla disciplina sul trattamento dei dati personali, poiché l’acquisizione della dichiarazione costituisce un trattamento dati. A tal fine, si applicano le indicazioni di cui alla precedente nota n. 1 e, nello specifico, si suggerisce di raccogliere solo i dati necessari, adeguati e pertinenti rispetto alla prevenzione del contagio da COVID-19. Ad esempio, se si richiede una dichiarazione sui contatti con persone risultate positive al COVID-19, occorre astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona risultata positiva. Oppure, se si richiede una dichiarazione sulla provenienza da zone a rischio epidemiologico, è necessario astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alle specificità dei luoghi.

Per quanto riguarda i fornitori, il Protocollo invita, per quanto possibile, a ridurre l’accesso ai visitatori. Qualora fosse necessario l’ingresso di visitatori esterni (impresa di pulizie, manutenzione…), gli stessi dovranno sottostare a tutte le regole aziendali, ivi comprese quelle per l’accesso ai locali aziendali (anche il controllo della temperatura con tutto quanto sopra esposta).